Wladimir Martins 29/09/2019

Guia completo para evitar a microgestão na sua empresa

Um dos maiores erros que um gerente pode cometer quando se trata de gerenciamento de recursos humanos é fazer a microgestão. Essa forma de administração afeta não apenas o desempenho da força de trabalho operacional de uma empresa, mas também a qualidade de vida e o bem-estar dos colaboradores.

Ser um bom líder requer treinamento contínuo. Portanto, os cargos de gerência sempre devem ser adaptados às necessidades de sua equipe e à realidade do mercado. A microgestão é uma das consequências de uma gestão ruim, mas existem maneiras de evitá-la e corrigi-la. Gostaria de saber como? Confira nosso guia a seguir!

Quais são as atitudes comuns do microgerenciamento?

À primeira vista, o nome poderia indicar uma prática de gerenciamento funcional para pequenas empresas ou equipes menores dentro de uma organização. Porém, essa definição só se assemelha ao nome e em nada se relaciona com a cultura organizacional de um micronegócio.

O microgerenciamento é uma grande consequência da administração problemática, caracterizado por uma liderança fraca, insegura e controladora. Assim, os funcionários não têm autonomia, liberdade ou permissão para a proatividade criativa. Como resultado, a empresa se torna um ambiente com alto nível de estresse, raiva e desânimo.

Embora o gerenciamento pareça realmente preocupado com a qualidade da prestação de serviços, esse comportamento de microgerenciamento reflete autoritarismo. O gerente só quer que as coisas aconteçam à sua maneira.

Portanto, é necessário ter muito cuidado, pois esse tipo de liderança influencia a eficiência e a eficácia de toda a organização. Dessa forma, podemos destacar as principais características de uma administração que executa a microgerência. Veja!

Microgerenciamento das tarefas

Esse é um dos maiores sintomas e que leva à maior desmotivação entre os profissionais. Ocorre quando o supervisor exige que todas as pequenas tarefas sejam executadas e monitora constantemente todos os colaboradores. 

Assim, a equipe não é tratada com o respeito que merece. Essa é uma abordagem comumente aplicada quando o gestor acredita que a equipe é incapaz de gerenciar suas próprias tarefas e trabalham em função de um objetivo. 

Falta de planejamento

Para uma boa gestão de pessoas, é necessário entender as competências de cada indivíduo e distribuir as funções de acordo com essas habilidades. A falta de planejamento dos projetos, a delegação de tarefas às pessoas mais adequadas e o monitoramento das fases são um forte sinal de problemas com a gerência. 

Se não houver entendimento das capacidades, as tarefas individuais não são delegadas de maneira inteligente. Desse modo, fica claro que o gerenciamento não é executado conforme desejado, dificultando o monitoramento dos resultados. 

Liderança negativa

Um gerente que é incapaz de ouvir a equipe, receber feedback e fazer ajustes, não pode guiar a equipe — e a empresa — ao sucesso. Um bom líder precisa abrir espaço para sugestões, ter empatia, abandonar o autoritarismo e ser honesto sobre a direção da empresa. Somente com esse posicionamento é possível envolver os funcionários, transmitir o sentimento de uma equipe e coordenar medidas para alcançar os objetivos.

Colaboradores insatisfeitos

Ter colaboradores insatisfeitos é um forte sintoma dos problemas de gerenciamento. A gestão de talentos inclui vários aspectos, como condições de trabalho, benefícios oferecidos, reconhecimento de habilidades e capacidade de engajar a equipe. 

Se houver problemas na administração, os funcionários se sentem muito desencorajados e fazem suas tarefas sem muito empenho. Frequentemente, procuram outras oportunidades de mercado, aumentando as taxas de rotatividade na empresa.

Comunicação interna ruim

Não é à toa que a comunicação interna é um dos pilares da gestão de pessoas. A empresa deve ser transparente quanto às expectativas e mudanças internas. Os funcionários precisam estar cientes dos projetos como um todo, porque somente assim eles entenderão o que devem entregar ao cliente. 

Além disso, essa transparência ajudará os funcionários a desempenhar suas tarefas com mais qualidade e tomar decisões, fazer sentido e facilitar o envolvimento. Embora a má comunicação interna dê uma sensação de caos, os funcionários se sentem mais seguros quando o fazem bem, sabendo que alguém é responsável e se sente mais seguro no trabalho.

Por que a microgestão ainda acontece?

O sistema de microgerenciamento é paternalista e tende a centralizar tarefas em vez de delegá-las. Conforme já explicamos inicialmente, o gerente impede um desenvolvimento natural dos processos administrativos, limita a liberdade dos funcionários e impede sua participação irrestrita.

Os conflitos são inevitáveis ​​nesse contexto, pois o sistema de microgerenciamento deixa claro que não há confiança total no trabalho da equipe e que é necessário monitoramento constante. Com pressão constante e falta de autonomia, o colaborador se sente encurralado, menosprezado, improdutivo e começa a temer seu superior.

Uma das principais razões pelas quais os gerentes escolhem esse modelo de gestão é sua própria insegurança ao lidar com pessoas e objetivos. Se o gerente não acredita em suas habilidades de liderança, ele transfere esse medo para a capacidade de sua equipe de realizar o trabalho completamente. 

Falta de confiança entre gestor e colaborador

É extremamente difícil estabelecer um relacionamento sólido sem que haja confiança entre os parceiros. Quando o profissional trabalha sob pressão e sem liberdade de expressão para alcançar objetivos, ele não se sente encorajado a compartilhar suas dúvidas e medos sobre o trabalho realizado. A partir disso, uma série de erros ocorre, os quais não poderão ser revertidos em tempo hábil.

A atual proposta administrativa estipula que o líder não sabe tudo e não precisa dominar todo o conhecimento, desde que esteja cercado por uma equipe treinada. A liderança moderna se comporta de tal maneira que os funcionários podem exercer o máximo de suas qualidades e experiência para obter excelentes resultados. 

Monitoramento eficaz da equipe

Um líder que não age pela microgestão sabe ser humilde ao aprender com todos os funcionários. Ele também deve ouvir e ser informado o tempo todo. Além disso, está aberto a notícias e várias opções para chegar mais rápido e com mais qualidade na rota desejada.

Independentemente do tipo de gerenciamento escolhido, é importante que as equipes sejam monitoradas e avaliadas quanto ao desempenho e progresso. Mas é a maneira como essas ações são realizadas que faz a diferença para que o trabalho esteja em constante processo de evolução e desenvolvimento.

Análise das próprias inseguranças

Apesar de ocupar a posição de liderança, não significa que o gerente deve conhecer a fundo todos os processos de cada atividade que ocorre na empresa. Liderar uma equipe está relacionado a incentivar todos a crescerem em conjunto.

Então, a fim de evitar cair em um comportamento autoritário, o gestor deve, primeiro, identificar suas próprias fraquezas. Trabalhar pessoalmente sua insegurança e entender que nem tudo acontecerá do modo como deseja ou se estivesse encarregado de executar determinada tarefa. 

Por isso, ele deve exercitar a habilidade de confiar em outros profissionais e não agir com agressividade, mesmo quando se trata de corrigir um erro.

Como saber se está fazendo a microgestão?

Criar e desenvolver um negócio não é tarefa fácil. Inicialmente, todos os processos da empresa são realizados pelo dono e, conforme a companhia cresce, tais atividades passam a ser de responsabilidade de outros profissionais. Contudo, não são poucos os empresários que sentem certa dificuldade em “abrir mão” do controle de determinadas áreas do seu negócio.

Consequentemente, essa postura resistente a mudanças contribui bastante para um ambiente de microgerenciamento. E como é de se esperar, reconhecer que a própria empresa oferece um clima hostil aos colaboradores é complicado. Para isso, é necessário fazer o diagnóstico de clima organizacional. Por isso, é importante aprender a identificar os sinais desse tipo de liderança.

Você toma para si as tarefas dos colaboradores

Não é incomum que muitos gestores refaçam o trabalho de seus colaboradores sob o pretexto de que seu modo de executá-las é mais eficiente. Contudo, tal abordagem é extremamente ineficaz, tanto a partir da perspectiva operacional, quanto da financeira. Até porque, se determinado profissional foi contratado é porque ele está apto para exercer sua função na empresa.

Portanto, se você sentir que um profissional não está preparado para uma tarefa específica, lembre-se de que é seu trabalho treiná-lo e desenvolvê-lo e não fazer o trabalho por ele. Ao fazer isso, o colaborador não aprenderá na prática o que deve ser feito. Porém, se você acha que o funcionário não possui as habilidades necessárias para o trabalho, o problema está no processo de recrutamento e seleção.

Sua equipe sempre busca pela sua aprovação

Como gestor, é claro que precisa ter a palavra final em diversos projetos e aprovar o desenvolvimento de inúmeras ações estratégicas. Contudo, os microgerenciadores abusam desse poder e se sentem no direito de monitorar cada pequena ação dos seus colaboradores. Por isso, você se encaixa nesse perfil quando:

  • exige ser copiado em todos os e-mails enviados;
  • desaprova qualquer atividade que não tenha a sua avaliação;
  • questiona detalhes de todas as tarefas sem dar soluções.

Com essa atitude, além de coibir seus colaboradores, o líder perde tempo e recursos da empresa. Cada profissional foi contratado para executar as tarefas que o administrador não tem mais tempo para fazer, já que suas responsabilidades agora são outras. Portanto, não é produtivo supervisionar a equipe como se eles não fossem capazes de realizar tais atividades.

Você supervisiona cada ação dos membros

Obviamente, funcionários devem respeitar os horários de chegada e saída do local de trabalho e arcar com suas funções. Entretanto, adotar uma postura controladora e autoritária não é a solução para garantir que tudo seja cumprido. Avalie seu comportamento se você:

  • ordenar que os colaboradores lhe comuniquem todas as suas movimentações — idas ao banheiro e pausas para lanches e almoço;
  • obrigar a equipe a registrar tudo o que fazem a cada minuto;
  • penalizar os colaboradores por pequenos erros, como chegar 5 minutos atrasado mesmo com justificativa;
  • oferecer premiações para outros colaboradores monitorar os colegas;
  • monitorar a entrada e saída de cada funcionário e usar tais informações para fazer cobranças.

Nenhum ambiente de trabalho pode ser considerado saudável se, pelo menos, um desses comportamentos ocorre. Essa monitoração agressiva só servirá para deixar a equipe desmotivada, improdutiva, insatisfeita e com medo da gestão. 

Quais são os prejuízos da microgestão?

Fazer uma boa gestão da força de trabalho é fundamental para o crescimento do negócio. Afinal, uma liderança competente e que sabe motivar sua equipe, consegue manter a companhia organizada e traz melhores resultados. Por outro lado, um líder que possui um perfil controlador oferece pouco espaço para que seus colaboradores cresçam profissionalmente e, assim, prejudica a organização.

Até então, citamos diversos exemplos de como reconhecer que a sua empresa sofre com a microgestão. Agora, chegou o momento de você entender quais são os reais prejuízos que esse tipo de gerenciamento traz para o negócio como um todo. Veja mais abaixo.

Diminui a criatividade e inovação

Embora criatividade e inovação sejam tratadas como sinônimos, elas são coisas diferentes. A primeira palavra refere-se ao campo de idéias sobre como pensar de forma diferente. A inovação é algo mais sólido, como uma ideia que saiu do papel. É muito difícil para o microgerente ser criativo ou inovador. 

De fato, o próprio líder envia a mensagem de que ele só quer ter seus músculos e deixar sua mente e coração em segundo plano. Profissionais que pensam “fora da caixa” têm maior probabilidade de resolver obstáculos e otimizar o desempenho da empresa. Ao capturá-los, você também reduz o fluxo de criatividade e inovação.

Prejudica a produtividade 

A maioria dos gerentes tem horário muito ocupado. Você precisa participar de reuniões, desenvolver estratégias e apagar “incêndios” inesperados. Portanto, eles precisam de um bom volume de recursos, como tempo e energia. Com o microgerenciamento, os gerentes não se concentram mais em suas obrigações, mas os utilizam para as tarefas de seus subordinados. 

Portanto, eles perdem de vista o estratégico e passam a lidar com as operações. Essa falta de foco reduz a produtividade e resulta na entrega cada vez menor do gerente. Isso tem um impacto negativo nos processos de trabalho, na equipe e consequentemente na empresa. A improdutividade logo cresce.

Eleva a taxa de rotatividade

O índice de vendas refere-se ao percentual de talentos que sai da empresa em um determinado período. São trabalhadores qualificados que saem ou são demitidos da empresa, resultando em uma escassez de trabalhadores. Em ambientes desconfortáveis, como práticas de microgerenciamento, o número total de funcionários que sai da empresa é maior. 

Eles não gostam do ambiente de trabalho — e muito menos de seu líder — então preferem se demitir. Existe uma linguagem técnica que diz que “o funcionário renuncia ao chefe, não ao trabalho“. Neste caso, isso acontece de forma prática. Com a alta rotatividade, a marca empregadora se prejudica devido aos custos demissionais e à imagem manchada no mercado.

Reduz a competitividade da organização

Todos esses problemas apontam em uma direção: reduzir a competitividade corporativa. O controle excessivo dos profissionais geralmente tem o efeito oposto ao desejado, porque inibe o talento e prejudica os relacionamentos.

O trabalho deve ser descentralizado e os funcionários devem agir de forma independente. Como efeito de segunda ordem, a microgerenciamento reduz a competitividade da empresa e faz com que todos — em diferentes níveis e em diferentes áreas de negócios — sejam prejudicados de alguma forma.

Como se livrar da microgestão?

Como você aprendeu até aqui, a microgestão nada mais é do que uma gestão ruim de pessoas e equipes, gerando a mitigação da criatividade, motivação e entusiasmo de todos no ambiente de trabalho. Em suma, microgerenciar significa limitar a liberdade do colaborador e se envolver em todas as tomadas de decisão da empresa.

Quando o gestor não confia em sua equipe, ele tende a querer controlar os processos de todos os setores da organização. Então, para se prevenir de tal comportamento tão prejudicial para o negócio, é necessário criar um plano de sucessão organizacional. Assim, reunimos algumas práticas que podem lhe ajudar a evitar a microgestão.

Mantenha-se aberto às ideias

Um primeiro passo é ser mais aberto às opiniões dos funcionários. Parece simples, mas na prática não é. Os executivos que fazem microgestão prestam pouca atenção a seus subordinados, não prestam atenção em suas opiniões e menos ainda em suas ideias. 

Portanto, mantenha a porta do escritório aberta para receber e ouvir os funcionários e tente entender sua opinião e seu ponto de vista. De fato, esse é um hábito que deve ser mantido e que deve começar com o gerenciamento da organização.

Apoie sua equipe de trabalho

A equipe precisa vencer novos desafios todos os dias e precisa do apoio de seu supervisor imediato para superá-los. Aqui cabe ao líder mostrar o melhor caminho e dar o apoio necessário para alcançar grandes resultados.

Infelizmente, muitos gerentes que fazem microgestão não. Eles “se envolvem” no trabalho de outras pessoas, assumem tarefas que devem ser realizadas pelos funcionários e nem sempre oferecem os resultados ideais. Eles acabam no caminho.

Reconheça os progressos

Um hábito comum para os gerentes que fazem microgerenciamento é centralizar tudo o que é feito e tomar os “louros da vitória” por si mesmos. Isso significa que os funcionários não recebem reconhecimento por seu trabalho ou mesmo elogios.

Uma saída simples é planejar feedbacks positivos com mais frequência. Conheça os talentos individualmente, elogie seus pontos fortes e conquistas no trabalho. Dessa forma, você pode descentralizar ainda mais o poder e inspirar a equipe.

Incentive a criatividade e a inovação

O intraempreendedor é o especialista que também consegue “dar asas” ao seu espírito empreendedor dentro da empresa e propor novas soluções para os problemas da empresa. É necessário incentivá-los e criar um clima interno de criatividade. 

Existem muitas maneiras de promover a criatividade e o intraempreendedorismo. Você pode oferecer aos profissionais a oportunidade de gastar parte de seu tempo em projetos paralelos. Dessa forma, todos estarão mais envolvidos no crescimento e na inovação da empresa.

Como ter mais confiança na equipe?

Confiar e dar mais liberdade para os colaboradores é a chave para o sucesso de qualquer negócio. Entretanto, sabemos que essa rede de apoio não é construída do dia para a noite — é necessário planejar a transição para que todos dentro da companhia consigam se adaptar à nova gerência.

Dessa forma, elaboramos algumas dicas para que você consiga estimular ainda mais um ambiente de trabalho sustentável e que incentiva seus profissionais a serem mais proativos e, consequentemente, ajudarem a empresa a atingir seus objetivos ao mesmo tempo que avançam em suas carreiras.

Contrate profissionais com habilidade de autogestão

Caso pretenda reformular toda a sua equipe, dê prioridade a recrutar profissionais que saibam trabalhar sozinhos. Para isso, vale a pena perguntar se eles têm experiência trabalhando em casa ou trabalhando sem a companhia de colegas

Desenvolver novos hábitos é demorado. O profissional que está acostumado a trabalhar apenas em equipe ou que precisa ser constantemente monitorado para obter resultados levará bastante tempo para se adaptar ao novo ambiente.

Promova treinamentos internos

Se você estiver trabalhando com equipes que já foram formadas, invista em um treinamento que os ensinará sobre autogestão. Algumas questões trabalhadas incluem a capacidade de gerenciar seu próprio tempo, agir para alcançar metas, boas habilidades de comunicação e a capacidade de tomar decisões. Realize reuniões regulares para monitorar os resultados, entender as dificuldades e aprofundar os conceitos adotados no treinamento.

Estimule uma cultura de confiança

O esforço para formar equipes independentes é inútil se o gerente não confiar no trabalho a ser realizado. Carregar ou tentar gerenciar tarefas remotamente apenas dificulta a função. A empresa deve ter uma cultura de confiança, reforçada pelos gestores. Tente facilitar o trabalho, responder a perguntas e monitorar processos sem cobranças constantes. Tenha a certeza de que todos fazem seu próprio trabalho.

Ofereça ferramentas de otimização

Algumas ferramentas não apenas ajudam a gerenciar a equipe, mas também a coordenar compromissos e otimizar o tempo. Você pode usar o software para acompanhar o progresso do trabalho e definir metas. Lembre-se de que os funcionários, mesmo que trabalhem mais livremente, também precisam de feedback sobre o desempenho. 

Também é interessante sugerir técnicas ou ferramentas que ajudam no gerenciamento do tempo. Algumas são ideias que devem determinar o que deve ser priorizado, outras são softwares que podem ser usados ​​para controlar o tempo gasto ou até mesmo hesitar em cada projeto. 

No entanto, lembre-se de que o uso dessas ferramentas só deve ser recomendado. Se o gerente faz exatamente isso, toda a ideia de dar liberdade ao trabalhador é jogada fora.

Desenvolva a boa comunicação

Faça um diagnóstico da situação atual da empresa: a comunicação entre funcionários e equipes flui livremente ou cada trabalho se concentra em suas próprias tarefas sem trocar conhecimento? 

Para que a aprovação da empresa funcione, é importante que os funcionários tenham acesso a uma ferramenta de comunicação rápida que promova um diálogo transparente e direto. Tente estabelecer canais de diálogo para que a troca de informações seja centralizada e os problemas sejam evitados.

Tudo o que você viu ao longo deste conteúdo lhe ajudará bastante a prevenir que sua empresa tenha uma microgestão. Sabemos o quão complicado é identificar uma liderança autoritária e, ainda mais, encontrar as soluções corretas. Contudo, basta seguir as orientações aprendidas que o seu negócio atingirá o sucesso sem problemas.

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