Wladimir Martins 03/02/2020

Tudo o que você precisa saber sobre reestruturação organizacional

Não é difícil encontrar empresas, em especial as de pequeno e médio porte, que enfrentam períodos de estagnação na competitividade comercial, na lucratividade e até mesmo no funcionamento interno delas. Diante desse cenário, gestores, coordenadores e empreendedores sabem que apenas uma reestruturação organizacional eficiente é capaz de colocar novamente o negócio nos trilhos e fazê-lo prosperar no mercado.

Porém, é justamente aí que as dúvidas surgem: como saber por onde começar, como planejá-la, quais etapas seguir e quais são os reais impactos positivos que ela pode trazer para a companhia em longo prazo? Pensando nessas questões, preparamos um post completo com tudo o que você precisa saber sobre o tema para aplicar na sua organização e, assim, sanar os problemas que estão afetando-a. Acompanhe atentamente cada tópico!

O que é reestruturação organizacional

A reestruturação organizacional nada mais é do que um processo de mudança pelo qual toda empresa deve passar em algum momento do exercício das atividades dela. Afinal, por melhor que seja o planejamento estratégico que guia o negócio atualmente, não há para onde correr: o mercado está sempre em evolução.

É uma metamorfose constante em relação às novas demandas dos consumidores, à concorrência, às novas ferramentas tecnológicas e, inclusive, à própria economia. Isso sem falar nos profissionais que cada vez mas buscam ambientes de trabalho que valorizem o currículo deles e proporcionem mais estabilidade financeira, desafios na carreira, networking e desenvolvimento de competências e habilidades.

Logo, é indispensável se readaptar — e, por vezes, se reinventar — para continuar alcançando os mesmos resultados positivos de antes e manter-se em franco crescimento.

Importância da reestruturação organizacional

A reestruturação organizacional é extremamente importante. O motivo disso é simples: ela é uma das melhores estratégias que as empresas podem adotar não só para se manterem no mercado com bom nível de competitividade e faturamento estável, mas para sanar problemas internos que estejam impedindo que ela libere o próprio potencial e seja capaz de se desenvolver enquanto corporação.

Isso porque ela trabalha os pontos fortes e fracos da organização de dentro para fora. Por exemplo, torna os processos internos mais ágeis e mais eficazes do ponto de vista operacional, reduz custos supérfluos que afetam diretamente o capital de giro, molda o time de colaboradores para que a equipe seja extremamente qualificada e engajada, fortalece a cultura e as políticas da marca dentro do ambiente de trabalho e muito mais.

Quando a reestruturação organizacional é necessária

Agora que você já sabe o que, de fato, é a reestruturação organizacional e qual a importância dela, nós vamos falar do momento em que esse tipo de ação se faz necessária. Isso porque saber reconhecer os sinais de que a companhia não vai bem é primordial para agir de maneira eficaz e garantir que ela tenha um bom desempenho.

Afinal, como aponta o relatório de Sobrevivência das Empresas no Brasil, produzido pelo Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae), cerca de 23,4% dos negócios abertos no país acabam encerrando as atividades em um prazo de dois anos. 

Entre os principais fatores que contribuem para esse resultado ainda tão expressivo, estão justamente a falta de planejamento (re)estrutural e de capacidade de gestão corporativa. Por isso, fique atento aos pontos que vamos apresentar, pois eles são os principais indicativos da necessidade de adoção desse processo!

Desconhecimento da realidade da companhia

O primeiro indicativo é quando aqueles profissionais em cargos de chefia (como gestores, coordenadores, supervisores e diretores) desconhecem parcial ou completamente a realidade de dentro e fora do negócio que comandam.

Ou seja, na esfera interna, eles não sabem qual contratado ocupa tal cargo, como está o volume de trabalho nos setores, como anda a criação de políticas da organização, não têm feedback de como os estilos de liderança deles são vistos pelos colaboradores, não acompanham continuamente os indicadores etc.

Na esfera externa, por outro lado, não sabem quais são as ações mais recentes dos concorrentes, o quão efetivas têm sido as campanhas de marketing, como anda a imagem da empresa no mercado, o número de praças em que atuam, o que os consumidores comentam (e criticam) sobre os serviços prestados e por aí vai.

Dificuldade de controle nos processos internos

Se não há um controle sobre os processos internos dentro da corporação, algo está fora dos eixos e pode levar a empresa em um curto prazo a enfrentar problemas de produtividade e operacionalidade. Afinal, todo e qualquer processo deve ser supervisionado — mesmo que indiretamente — pelos profissionais encarregados de gerir os setores da companhia.

Isso é válido, principalmente, para aqueles que envolvem comunicação entre departamentos, ações do RH, planejamento do endomarketing, estabelecimento do cronograma de trabalho, recrutamento e seleção e treinamento de novos colaboradores.

Orçamento comprometido pelo grande volume de gastos

Se o orçamento da empresa está comprometido devido ao grande volume de gastos internos, como despesas administrativas, folha de pagamento dos colaboradores, custo com aluguel de espaços, compra de equipamentos e até mesmo material de escritório, esse é mais um sinal de alerta que não deve ser ignorado.

Basta ter em mente que esses problemas são decorrentes de uma má gestão financeira que ignora o fato de que essas despesas devem ser mantidas sob controle para não reduzir o faturamento mensal e, acima de tudo, levar embora todo o capital de giro — deixando a organização sem recursos para momentos mais críticos que podem, inclusive, instaurar grandes crises financeiras no negócio.

Alta rotatividade de colaboradores

Um quarto e último indicativo é a alta rotatividade de colaboradores, especialmente quando parte deles a iniciativa de se desligar da companhia por não estarem satisfeitos com o trabalho nem com o clima organizacional.

Afinal, quando uma empresa tem uma quantidade elevada de demissões, isso inevitavelmente prejudica a realização de diversos processos internos ligados à linha de produção, às vendas, à logística de entrega de produtos, ao atendimento ao cliente etc.

Em alguns casos, essa baixa no quadro de trabalhadores pode ser tão significativa que força a organização a suspender as atividades por tempo indeterminado. Para completar, isso arranha a imagem da marca no mercado, causa perda de credibilidade junto a fornecedores e estremece a relação com o consumidor final.

Objetivos da reestruturação organizacional

A reestruturação organizacional tem objetivos muito simples. Um deles, por exemplo, é fazer a companhia funcionar de maneira dinâmica, funcional, responsável e flexível, por maior que seja a quantidade de pessoas atuando nela e o volume de serviços e produtos gerados diariamente por elas.

O segundo objetivo é fazer com que todos os colaboradores estejam alinhados e engajados de maneira uníssona com um único objetivo: tornar a visão da empresa uma realidade palpável. Afinal, sem essa unidade entre aqueles que compõem o capital humano do negócio e são nada mais, nada menos que a alma dele, é muito difícil fazê-lo prosperar diante de um mercado inquieto e que anseia por mudanças constantes.

Benefícios da reestruturação organizacional

“Certo, entendi a relevância e o impacto que a reestruturação organizacional pode causar em uma empresa. Porém, quais são os benefícios reais que podemos constatar logo após a realização dela?”, você deve estar se questionando. Por isso, reunimos, abaixo, alguns dos principais. Confira quais são eles!

Maior equilíbrio financeiro

Para começar, a organização começa a aplicar uma redução imediata de custos internos (como os que já citamos neste post) para melhorar o fluxo de caixa e preservar o orçamento do qual dispõe para distribuir entre os departamentos, os investimentos e a expansão comercial. Em curto prazo, isso aumenta o capital de giro do negócio e o deixa com um melhor status de saúde financeira.

Aumento da eficiência operacional

Outro benefício é a maior eficiência operacional nas atividades desempenhadas dentro da organização. Isso porque os processos internos são reformulados, as funções exercidas pelos colaboradores são revistas e a hierarquia da empresa é moldada para atingir os objetivos do negócio, não apenas inflar os departamentos.

Com isso, reduz-se expressivamente a sobrecarga de trabalho, a falta de comunicação entre setores, a baixa articulação na implementação de projetos e por aí vai.

Melhora no clima organizacional

Fora o que foi citado, há uma melhora significativa no clima organizacional, pois os profissionais se sentem mais valorizados pela empresa, vislumbram um futuro para eles dentro daquele espaço e sentem que, enfim, estão alinhados com as políticas dela. Com isso, as equipes passam a ficar mais entrosadas, criativas e colaborativas entre si.

Potencialização do atendimento ao cliente

O aumento da eficiência operacional e a melhora no clima do ambiente de trabalho acabam gerando um outro benefício: a potencialização do atendimento ao cliente. Ou seja, o consumidor passa a desfrutar de uma maior atenção, um maior cuidado e, principalmente, uma maior personalização durante a compra/contratação do produto/serviço. Tudo isso contribui para um processo de fidelização dele à marca.

Etapas da reestruturação organizacional

A reestruturação organizacional é um processo estratégico que ocorre em etapas para garantir o máximo de otimização de resultados. Ao todo, podemos dizer que existem cinco delas: diagnóstico, planejamento, execução, avaliação de resultados e implementação de melhorias. Abaixo, abordamos melhor cada uma delas. Veja!

Diagnóstico do estado da empresa

A primeira etapa nada mais é do que um processo de diagnóstico do funcionamento interno da companhia. Durante um determinado prazo, você faz uma análise comportamental e avalia, por exemplo, como está o ritmo e a qualidade de trabalho dos colaboradores, a gestão de pessoas, as iniciativas para desenvolvimento profissional dos membros da equipe, o acompanhamento das operações, a supervisão de projetos etc. A partir daí, é possível identificar o que está afetando o desempenho do negócio no mercado.

Planejamento do cronograma de atividades

Uma vez feito o diagnóstico da companhia, é o momento de planejar as ações que serão adotadas na reestruturação organizacional. Ou seja, os passos a serem seguidos para sanar as deficiências que o negócio apresenta. Essa é, sem dúvidas, a etapa mais complexa, pois é justamente quando você redesenha como ficará a distribuição de tarefas, os papéis de liderança, o andamento das operações, o controle das receitas e despesas e muito mais.

Execução da reestruturação organizacional

O momento de execução, por sua vez, é quando são colocadas em prática as ações pensadas. Para tanto, é crucial o envolvimento dos colaboradores que serão diretamente afetados com as mudanças. Afinal, além das alterações significativas (que envolvem hierarquia dentro do ambiente corporativo, por exemplo), aqui serão aplicadas duas ferramentas de desenvolvimento e autoconhecimento profissional: o coaching e o mentoring.

Ambas vão proporcionar aprimoramento de competências, alinhamento com os objetivos da empresa, melhora no clima organizacional e planejamento de carreira. Porém, é fundamental que eles sejam estimulados a se envolver e participar delas.

Avaliação da primeira leva de resultados

Após a fase de execução, deve ser feita uma avaliação dos resultados alcançados para ver quais medidas realmente surtiram efeito e quais não foram capazes de eliminar ou minimizar as deficiências da organização.

Para isso, deve-se considerar a evolução dos incentivos ao plano de carreira dos contratados, o esquema de trabalho dos colaboradores, os indicadores internos de desempenho, o cenário de vendas e as projeções de faturamento em um período “X” de tempo (como um trimestre ou um semestre).

Implementação de melhorias

Por último, há a implementação de melhorias que funciona, basicamente, como uma etapa para ajustar as falhas ou “arestas” que podem ocorrer após a execução da reestruturação organizacional.

Por essa razão, aqui será levado em conta as informações obtidas na avaliação dos resultados, não aquelas do diagnóstico inicial. Afinal de contas, o objetivo é viabilizar soluções para o que foi feito e não resultou como o esperado nos quesitos rentabilidade, operacionalidade e qualidade do trabalho desenvolvido.

Passos para fazer a reestruturação organizacional

No tópico anterior, ao falarmos sobre o planejamento do cronograma de atividades da reestruturação organizacional, nós citamos que existem passos a serem seguidos e aplicados nas mais diversas áreas de um negócio — contemplando-o por completo. Agora, chegou o momento de abordarmos a fundo quais são eles e como cada um impacta (para melhor) a sua companhia. Confira!

Redefinição de visão, missão e valores da empresa

O primeiro passo nada mais é do que a redefinição dos três pilares de qualquer empresa: a visão, a missão e os valores. Isso porque ela precisa ter bem claro (e de forma atualizada com o cenário em que se encontra) o porquê de existir, qual papel deseja ocupar dentro mercado e o que fará para o seu público-alvo.

Sem isso, é praticamente impossível manter um clima organizacional adequado para os colaboradores, estabelecer padrões de produção, tom de comunicação com a mídia e atendimento ao cliente e o principal: pensar em um plano de ação consistente que traga resultados positivos para o futuro do negócio. Por isso, comece já a estabelecer cada um desses pilares. Para ajudá-lo, veja nossas dicas:

  • a missão representa os motivos por trás da criação da companhia que justificam a relevância dela no cenário atual, especialmente dentro do segmento em que atua;
  • a visão complementa a missão e aponta o caminho que a empresa quer trilhar para expandir e aumentar o peso dela no mercado nacional ou até mesmo internacional;
  • os valores são os princípios, as influências, as filosofias, os deveres e as regras que vão nortear todo e qualquer processo da organização (seja interno, seja externo).

Aprimoramento de sistemas

Os sistemas utilizados pela empresa deverão ser revistos. Porém, não se trata apenas de uma questão de investimento e custo de manutenção deles. O objetivo aqui é manter aqueles realmente eficientes e substituir os demais por versões aprimoradas. A razão disso é que cada vez mais as empresas se tornam dependentes de plataformas, programas e softwares. Tanto é que eles funcionam para as mais diversas atividades, como:

  • comunicação interna;
  • armazenamento de arquivos;
  • divulgação de informes da diretoria;
  • e-commerce;
  • integração de dados do RH com outros setores;
  • banco de currículos;
  • controle de metas.

Portanto, para não ficar com um ou mais processos defasados, é crucial contar com sistemas que sirvam não apenas para automatizá-los e torná-los digitais, mas, principalmente, para aumentar o desempenho, a produtividade e o acesso às informações.

Adoção de indicadores de desempenho

Outro passo importante é a adoção de indicadores de desempenho que vão além do simples controle de lucratividade (percentual de ganho real sobre cada venda de produto e/ou comercialização de serviço) ou competitividade do negócio (custo-benefício do produto/serviço em relação ao que oferece as empresas do mesmo ramo).

Ou seja, indicadores que meçam os processos internos da organização e forneçam informações necessárias sobre quais estratégias adotadas estão dando certo e o que pode ser melhorado ou corrigido na etapa de implementação de melhorias. Abaixo, há alguns exemplos:

  • indicador de produtividade: que mede o nível de produção de acordo com os prazos estabelecidos e os recursos disponíveis para o trabalho;
  • indicador de turnover: que mede e compara o percentual de desligamentos com o percentual de entrada de novos funcionários;
  • indicador financeiro: que mede o fluxo de caixa, os investimentos mensais, o capital de giro disponível, os custos internos etc.;
  • indicador de capacidade: que aponta os resultados que os setores devem alcançar por mês e o quanto eles efetivamente entregam nesse período.

Divisão setorial

Um ponto relevante para a reestruturação organizacional é uma melhor divisão setorial dentro do negócio. Afinal, muitas empresas, em especial aquelas com pouco tempo de mercado e sem uma correta gestão, acabam mesclando departamentos e criando espaços sem hierarquia em que as funções dos colaboradores se misturam (ou mesmo se confundem) e, com isso, acabam comprometendo o andamento dos processos internos.

Por isso, crie unidades estratégicas que centralizem as atividades de uma mesma área (recursos humanos, marketing, vendas contabilidade etc.) e tenham autonomia para estabelecer metas próprias, recrutar profissionais, elaborar projetos etc.

Lembrando, é claro, que dentro desses setores deve haver segmentação de cargos, quadros de competências, relatórios gerenciais das decisões tomadas e os respectivos resultados, esquema de fluxo de comunicação com outros departamentos e por aí vai.

Criação de plano de carreira para os colaboradores

Com a devida divisão setorial, a hierarquia corporativa ficará muito melhor definida. Por isso, o próximo passo deve ser a criação de um plano de carreira para os colaboradores. Dessa forma, tanto aqueles que acabaram de entrar na empresa quanto os que já têm algum tempo de casa vão saber que existe possibilidade real de crescimento dentro da companhia.

Isso parece algo simples, mas acredite: tem um grande efeito sobre os contratados, pois mostra que a organização pensa na evolução da carreira deles e está disposta a oferecer as oportunidades necessárias para que eles trilhem essa trajetória ascendente.

Na prática, isso inclui promoções, progressão sistemática de posição, indicações para cargos, bonificações, possibilidade de mudança entre departamentos, transferência entre filiais etc. Ou seja, um conjunto de ações que funciona como estímulo para manter os colaboradores engajados com o trabalho e o sucesso da empresa e que, consequentemente, ajuda a reduzir a rotatividade deles.

Exemplo de reestruturação organizacional

Um bom exemplo da eficiência dessa estratégia é quando a empresa monitora o índice de satisfação profissional dos colaboradores com o trabalho desenvolvido e detecta que ele está num ritmo decrescente. Entre os motivos citados, estão a baixa visibilidade alcançada dentro do negócio, a remuneração aquém do desejado, a jornada de trabalho exaustiva, a falta de benefícios extras, a falta de recursos tecnológicos que otimizem as atividades etc.

Para impedir que a situação se agrave e acabe provocando um alto volume de rotatividade dos trabalhadores, ela age de maneira rápida e contundente: com uma reestruturação organizacional. Dessa maneira, é possível rever a relação deles com o trabalho, proporcionar um ambiente corporativo mais produtivo e convidativo, melhorar o fluxo de processos e operações e criar uma gestão de pessoas eficiente que realmente pense no desenvolvimento dos profissionais.

Como você leu, a reestruturação organizacional não tem apenas o potencial de identificar os problemas que afetam a performance da companhia, mas, principalmente, de moldar o negócio para crescer continuamente no futuro. Para isso, ela promove auditorias internas, reorganiza setores e as respectivas atuações deles, gere melhor os recursos disponíveis, aumenta a capacidade operacional do local e muito mais. Ou seja, esse processo pode ser exatamente o que a sua organização precisa nesse momento para decolar para o sucesso.

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