Wladimir Martins 29/07/2019

Aumento de produtividade: como ter no âmbito profissional e pessoal?

O aumento de produtividade não quer dizer que você vá trabalhar mais, inclusive, pode ser que até reduza a quantidade de tarefas do dia, por exemplo, já que vai produzir o que realmente importa.

Um assunto bem debatido entre as empresas são as formas de garantir bons resultados a partir do aumento de produtividade. Tem dias que parece ter muito trabalho para poucas horas. Essa sensação lhe parece comum? Quando cometemos alguns equívocos de organização de demandas, essa sensação pode ser habitual.

Pensando nisso, criamos este material completo com o objetivo fazer você compreender de uma vez por todas quais são as vantagens do alto rendimento, bem como o que fazer a fim de ficar longe dos vilões da procrastinação. Continue a leitura e saiba tudo sobre o assunto.

Quais as diferenças entre produção e produtividade?

Antes mesmo de descobrir métodos de aumento de produtividade, é necessário entender as principais diferenças entre produtividade e produção.

A produção é, basicamente, fruto de tudo aquilo que foi realizado em um determinado intervalo de tempo, que pode ser durante um dia todo de trabalho, por exemplo. Já a produtividade é o resultado do que se esperava para a produção do dia.

Apesar de terem certa relação, são conceitos distintos e ambos são importantes para que uma organização seja, de fato, produtiva. Algumas vantagens de se preocupar com o aumento da produtividade são:

  • fazer mais com menos recursos;
  • expandir-se no mercado;
  • ter qualidade no serviço prestado;
  • engajar a equipe;
  • melhorar os resultados;
  • auxiliar na organização.

Agora que já compreendeu a diferença entre produção e rendimento, consegue se sentir um profissional produtivo? Responda sinceramente. Provavelmente, não da forma como gostaria, mas nas próximas etapas você vai entender a importância disso e como praticar pensando em não prejudicar mais a sua rotina. 

Qual a importância do aumento da produtividade?

Não confunda estar ocupado com ser realmente produtivo, pois, muitas vezes, ocupamos a mente e o tempo disponível de trabalho com funções que não são, necessariamente, ideais para aquele momento.

O aumento da produtividade é importante em toda a organização e não somente em um setor isolado. É preciso que todos estejam alinhados, pois, se uma ou mais pessoas estiverem desanimadas, isso pode prejudicar todos os planos de melhoria de gestão, baixando a produtividade coletiva.

Além disso, a ordem é a chave do bom desempenho, sendo assim, todos devem estar alinhados em busca do mesmo propósito. Porém, antes de buscar o bom desempenho, é aconselhável que saiba alguns elementos que contribuem com esse resultado. Confira!

Bom clima organizacional

Fica mais fácil para os gestores alcançarem bons resultados com a sua equipe quando se tem um clima organizacional positivo, onde todos se sintam bem e parte daquilo. Por isso, saiba que o aumento da produtividade pode partir de um simples ambiente acolhedor aos colaboradores.

Se ainda não sabe de que forma pode ajudar, comece questionando, pedindo feedbacks, realizando pesquisas e avaliando as opiniões de quem está junto. Depois, elabore ações com o objetivo de colocá-las em prática ou manter o que eles gostam na organização.

Você também pode apostar na ferramenta de assessment, a fim de fazer avaliações comportamentais dos colaboradores e compreender os pontos fracos e fortes da equipe com o objetivo de melhorar o clima organizacional.

Motivação

Aqui estamos falando da motivação tanto pessoal quanto profissional, pois com esse equilíbrio é possível que se tenha maior produtividade em todos os sentidos. Quando uma pessoa está desmotivada na vida pessoal, por exemplo, ela acaba deixando que isso afete o trabalho, mesmo que inconscientemente.

Você costuma cuidar ou pelo menos questionar como está o emocional do seu time? Saber quais são as competências e habilidades de um líder pode ajudar no bom desempenho do grupo. Fazer algumas ações pontuais de motivação também pode ajudar o grupo. Pode ser um simples bilhete, palavras de apoio ou, até mesmo, algum treinamento que o ajude a evoluir profissionalmente, resgatando o sentimento de novidade de quando os colaboradores entraram na empresa, por exemplo.

Reconhecimento

Assim como os pontos anteriores, o reconhecimento profissional pode colaborar muito com o aumento da produtividade, uma vez que o colaborador passa a ter certeza de que seus esforços estão sendo vistos e continua a se empenhar em se destacar e, quem sabe, alcançar um cargo maior dentro da empresa.

Os diferentes tipos de reconhecimentos são válidos, desde um e-mail, mural de destaque ou algum presente, qualquer forma é válida para fazer alguém se sentir especial e valorizado pelas horas dedicadas ao sucesso da empresa.

Faça uma análise do perfil comportamental de cada um dos seus colaboradores e aplique uma recompensa de acordo com isso, dessa forma, vão se sentir especiais, cada um ao seu modo.

Trabalho e descanso

No entanto, como a produtividade não depende apenas de força de vontade em trabalhar, é preciso que haja incentivo de descanso, mesmo dentro do horário de trabalho. E aqui estamos falando de algo além do que o regime CLT obriga.

Pequenas pausas na rotina são necessárias, a fim de que os colaboradores relaxem e voltem ainda mais produtivos para as demandas. Você pode incluir, em um dia da semana, a ginástica laboral, um momento de meditação ou até mesmo alguns puffs espalhados pela sala.

Incentivo ao lazer

O encorajamento de momentos de lazer dos colaboradores é uma ótima opção para contribuir com o aumento de produtividade, uma vez que, feliz e relaxado, o seu time pode produzir muito mais em menos tempo.

Além do descanso no final de semana, sempre que possível, contribua com alguma campanha com vale-viagem, cinema ou até mesmo livraria. Tudo isso com o objetivo de promover a sua boa saúde mental, mesmo longe do trabalho. Aposte nisso.

Como medir a produtividade?

Você faz a gestão do tempo de trabalho, hoje? Essa análise é muito importante em todos os processos, uma vez que, ao mensurar esses dados, há redução de gastos e investimento em pontos certos.

Com o objetivo de medir a produtividade, tanto sua quanto da equipe, é necessário entender a empresa, as funções e ações tomadas no dia a dia, além de planejar o que seria um cenário ideal de produção dentro da sua realidade, bem como o horário para concluir cada etapa, por exemplo.

Para ter uma base de dados, você pode calcular com informações atuais. Nesse ponto, a análise comportamental dos funcionários é fundamental. Estude-os e veja como eles se desenvolvem em cada função estabelecida, se as atitudes prejudicam os resultados da empresa. A aplicação desse cálculo pode ser feita com a ajuda da tecnologia, por exemplo, mas depois é necessário um acompanhamento desses dados, a fim de melhorar a cada ciclo. 

Quais os vilões que prejudicam a produtividade?

Você inclui nas suas tarefas de trabalho ficar checando de 10 em 10 minutos o seu e-mail ou o celular para ver se recebeu alguma solicitação, colocando essa notificação como prioridade em vez de focar no que realmente importa? Nessa simples pergunta, já foi possível identificar dois vilões que estão contra o aumento da produtividade. Então, conheça os desvios que estão prejudicando sua produtividade.

Redes sociais

Tudo o que é em excesso não nos faz bem. O mesmo vale para o uso das redes sociais. Há uma necessidade de estar sempre disponível ao primeiro toque, mas saiba que você não vai perder os amigos por responder depois de algumas horas no grupo. No entanto, certamente vai perder a concentração, o foco e vai se desviar do rendimento no trabalho, ou seja, aquilo que realmente é importante.

Quantas vezes abriu o WhatsApp para responder algo rapidinho e dali já passou para o Instagram, depois lembrou de algo que queria ver no Pinterest, retornando ao WhatsApp e, quando percebeu, já passou meia hora? Podemos nos distrair facilmente num vibrar de notificação.

Desativá-las ao longo da jornada ou, pelo menos, durante a execução de alguma atividade importante pode desacelerar as suas preocupações e ajudar a focar no que realmente é a sua prioridade.

Sobrecarga

Multitarefas não devem ser motivo de orgulho para sua vida profissional. A verdade é que elas mais atrapalham o seu dia do que tornam você mais produtivo, pois, quando você para o que estava fazendo, executa algo paralelo e depois volta para a função principal, além do tempo, você gasta energia e se desconcentra.

Nessa ação, o cérebro leva mais tempo para assimilar a troca e, consequentemente, voltar ao ponto inicial. Além disso, também nos sobrecarregamos de informações recebidas ao longo do dia. Tudo vai para nossa cabeça, deixando corpo e mente exaustos.

Falta de organização

Outra vilã da produtividade é a falta de organização da própria rotina, causando estresse e desgaste físico, além da escassez de produção. Por vezes, podemos levar para o lado profissional atitudes da vida pessoal sem perceber, prejudicando o bom rendimento das duas áreas.

Se você não tem o costume de planejar uma viagem ou uma meta que deseja cumprir, vai sentir dificuldades em aplicar isso no trabalho, portanto, comece a pensar sobre as mudanças de atitudes, a fim de se desenvolver com qualidade em todas as áreas da vida. 

Como aumentar a produtividade tanto profissional quanto pessoal?

Tenha um planejamento

A organização pode ajudar ou atrapalhar, depende de como você lida com ela. O planejamento é, de fato, essencial em todas as áreas profissionais para estabelecer uma meta e cumprir os prazos diários, sendo assim, ele também faz parte das dicas para aumento de produtividade.

Pensando em manter a sua produtividade, o aconselhável é que sistematize as atividades do dia ou por ordem de prioridade ou por facilidade em resolvê-las. Assim, você atingirá pequenas metas ao longo do dia, renovando a sua motivação.

Que tal iniciar essa prática com um plano de carreira, analisando sua posição atual, desenhando metas e objetivos, participando de capacitações e evoluindo? Com uma boa preparação, isso é possível.

Organize a agenda

É imprescindível que os colaboradores saibam das suas rotinas para poderem se organizar no dia a dia de trabalho, assim como os gestores. Por isso, incentive o uso de uma agenda em busca da organização de todos.

Além de ser uma prática que reduz as atividades dos gestores, isso ajuda no aumento da produtividade, uma vez que a pessoa pode se planejar no dia anterior, de acordo com seu horário a cumprir e com o que a empresa espera dele.

Você pode usar uma versão física ou, melhor ainda, digital, com ferramentas que podem ser compartilhadas online, pois, quando não estiver por perto, mesmo assim pode acompanhar o andamento dos principais compromissos que foram delegados anteriormente.

Além de planejar todas as suas demandas, é importante que se tenha um momento antes de cada tarefa para repassar o que precisa ser feito, bem como eliminar possíveis distrações, por exemplo, tudo isso pensando na sua organização.

Seja organizado, mas não seja refém do perfeccionismo, já que essa atitude em excesso pode atrapalhar a sua rotina.

Evite a procrastinação

Assuma o controle das suas atitudes e pensamentos e tenha maior concentração quando estiver realizando alguma tarefa, a fim de atingir o aumento de produtividade esperado. A procrastinação não significa que você necessariamente seja preguiçoso, mas que apenas por alguns momentos está fazendo coisas que o distraem do que realmente precisa cumprir.

Não se culpe por esse comportamento, mas é importante avaliar e perceber como ele surgem e tentar evitá-lo. Aos poucos, vai conseguir ver os resultados se elevando novamente. Dê o primeiro empurrão contra a procrastinação, que as próximas conquistas serão mais fáceis.

Reflita quais são as atitudes que o levam a procrastinar e deixe-as de lado, dia após dia. Essas mudanças de atitudes são importantes para o seu desenvolvimento.

Aprenda a dizer não

O aumento da produtividade pode começar com um “não” que deixou de falar. Para muitas pessoas, é natural se comprometer e ajudar a todos, mas isso não significa que vai dar o seu melhor ao aceitar mais compromissos e tarefas do que pode cumprir.

O “não” pode ser tanto profissional quanto pessoal, já que, muitas vezes, colocamos mais responsabilidades sobre nós a fim de ajudar o outro, sem pensar na nossa saúde mental, por exemplo. Apesar de ser uma palavra negativa, não há nada de egoísmo ou má vontade ao usá-la, pelo contrário, será muito mais produtivo se tiver consciência do que pode ou não abraçar.

Dizer não também é uma forma de ser produtivo, por isso, das próximas vezes em que lhe for solicitada uma nova demanda, verifique na agenda que usa para os compromissos e veja se aquilo pode ou não se tornar uma prioridade e como as demais atividades vão ficar, caso aceite.

Estabeleça uma rotina

Essa dica é valiosa para pensar em desempenho. Estabelecer uma rotina intercalada entre vida pessoal e profissional beneficia você em diversos pontos e, gradativamente, eleva a sua produtividade.

A rotina gera compromisso e, consequentemente, o torna mais responsável com as atividades. Aqui, não estamos falando de produção ou de cumprir todos os prazos, mas de criar rotinas, alocando todas as tarefas distribuídas no dia a dia, deixando espaço até mesmo para imprevistos, por exemplo, mas pensando em melhorar sempre esse hábito.

Assim como criar uma prática habitual de ir à academia, por exemplo, você vai incluir os itens importantes entre a vida pessoal e a carreira a executar.

Crie metas de curto prazo

Colocar metas no dia a dia pode ajudar muito no aumento da produtividade, assim como os objetivos a curto prazo. A sensação de cumprir as tarefas destinadas para aquele dia ou semana pode ser um ponto a favor da sua motivação. Experimente!

Dessa forma, você também vai trabalhar no seu próprio ciclo, portanto, ao listar as metas, ajuste-as de acordo com os momentos mais adequados para aquela atividade, por exemplo. Essa prática permite que seja mais produtivo, querendo eliminar as tarefas da lista e alcançando os objetivos de acordo com o planejamento. Pode ser um ato simples, mas para o seu cérebro é um incentivo e ajuda no seu desenvolvimento.

Seja comprometido

Buscando o aumento de produtividade, é imprescindível que você seja mais comprometido, e, aqui, a dica vale para comportamentos internos e externos também. Ao se comprometer com algo, por mais que possa parecer uma tarefa desagradável ou cansativa na hora, os resultados são promissores e a sua carreira profissional estará sendo trilhada com esses pequenos atos, por isso, faça o que prometeu e dê o seu melhor.

Assumir uma responsabilidade e deixar de fazer outra menos importantes ou não dar todo o seu potencial são atitudes que só prejudicam os seus esforços ao final do dia, podendo levar essa preocupação para o lado pessoal. Ser mais comprometido requer pensar antes mesmo de aceitar algo. 

Que erros diminuem a produtividade?

Multitarefa

A multitarefa não é uma prática aliada à produtividade, pelo contrário, você não se concentra com prioridade para aquilo que é mais importante, ou seja, produz menos e pior o que poderia ser completo e efetivo.

Ao mudar de uma simples tarefa a outra, o cérebro precisa de energia e libera em excesso cortisol e adrenalina, podendo causar depressão e até estafa mental. Praticar a monotarefa é mais eficaz para o seu desenvolvimento. Como fazer isso? Criando um ciclo de planejamento, priorização, pausa e desconexão.

Reuniões em excesso

É um comportamento natural da empresa realizar muitas reuniões ao longo da semana? Apesar de ser uma boa oportunidade de coletar ideias, ouvir opiniões e alinhar processos, as reuniões comprometem o rendimento do colaborador. Perda de foco e concentração são os principais erros dessa prática. Planejar esses encontros de forma que sejam rápidos e efetivos ajuda a reduzir a improdutividade.

E-mails

Além disso, não adianta reduzir o tempo de reuniões e lotar a caixa de entrada dos funcionários de e-mails, a fim de alinhar as informações ou dar explicações complexas, fazendo com que percam mais tempo com esse envolvimento do que em encontros.

Equilíbrio em ambos os casos é o que você precisa para alcançar melhores resultados. Não deixe de cumprir com seus compromissos, mas não faça o seu dia inteiro passar respondendo e-mails, por exemplo.

Não fazer uso da tecnologia

São tantas as demandas dos gestores no dia a dia e é preciso muito mais produtividade para acompanhar e gerar resultados, não é mesmo? Mas saiba que tudo isso pode ser facilitado com o uso da tecnologia.

É possível acompanhar dados, fazer análises, mensurar informações dos colaboradores, planejar, executar e reorganizar tudo com ferramentas. Se você ainda não as usa, passe a considerá-las como aliadas. A tecnologia otimiza o tempo e as tarefas de todos os profissionais, se usada com consciência e é nesse ponto que vai ajudar você na expansão de rendimentos.

Aplicativos para dividir tarefas, softwares de planejamento, para organizar os compromissos e afazeres sem precisar contar com a memória, ferramentas para gestão do tempo, por exemplo, são funções que a tecnologia pode auxiliar, basta que determine quais são as urgências organizacionais.

Alguns benefícios ao adotar a tecnologia nesse processo, são:

  • contenção de gastos operacionais;
  • redução de tempo de execução de tarefas;
  • análise macro do cenário comportamental;
  • antecipação de erros;
  • agilidade no andamento dos processos;
  • gerenciamento completo dos métodos aplicados.

Utilizar indicadores de produtividade

Alguns dos principais indicativos de eficiência são: qualidade, lucro, capacidade e estratégia. Eles podem ajudar os processos da organização, medir a satisfação dos clientes, planejar as metas, objetivos e lucros da empresa, por exemplo, cada um com a sua função. Além disso, podem apresentar dados de ticket médio, turnover, eficiência, ROI e outros.

Todas essas informações podem ser avaliadas de acordo com as preferências de gestão e, pensando em facilitar os processos é que a tecnologia apresenta ferramentas que podem auxiliar.

O aumento da produtividade deve partir, antes de tudo, de uma análise do cenário atual, para então elaborar os próximos passos, que são:

  • reunir os colaboradores a fim de informar sobre as mudanças;
  • comunique-os sobre os indicadores e planejamentos futuros;
  • faça treinamentos pensando em como qualificá-los antes de cobrar resultados;
  • crie o hábito de acompanhar as métricas;
  • reorganize, se necessário.

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